Las cuentas por cobrar son un tipo de activo financiero que representan el dinero que una empresa debe recibir de sus clientes. Estas cuentas se originan a partir de ventas realizadas en crédito o a plazos. Las empresas las utilizan como una forma de financiamiento a corto plazo, ya que les permite realizar ventas y recibir el pago en un momento posterior.
Sin embargo, también implican un riesgo, ya que existe la posibilidad de que los clientes no paguen sus deudas. Por lo tanto, es importante que las empresas realicen un seguimiento cuidadoso de sus cuentas por cobrar y tomen medidas para reducir el riesgo de impagos.
Llegado este punto se presentará indefectiblemente la disyuntiva de si hacer esta gestión vía terceros o con recursos propios.
La elección entre contratar un proveedor de gestión de cuentas por cobrar externo o manejarlo internamente dependerá de las necesidades específicas de su empresa.
Si su empresa tiene un gran volumen de cuentas por cobrar y necesita una gestión más eficiente, es probable que contratar un proveedor externo sea la mejor opción.
Sin embargo, si su empresa tiene un volumen moderado de cuentas por cobrar y tiene personal interno disponible y capacitado para manejarlo, entonces podría ser más conveniente manejarlo internamente.
También puede considerar una combinación de ambos enfoques, como utilizar un software de gestión de cuentas por cobrar en línea y asignar un miembro del personal interno para supervisar el proceso.
En cualquier caso, es importante evaluar cuidadosamente sus necesidades y considerar el costo y la eficiencia antes de tomar una decisión.
Sin embargo, a los efectos de resaltar la importancia de este asunto y de manera independiente a la decisión a la que se arribe, como responsable de empresa deberá siempre tener en cuenta la importancia de una eficiente gestión para minimizar riesgos y capitalizar ventajas.
Se resaltan a continuación detalles de las variables más comunes asociadas a este importante tema estratégico.
Riesgos más comunes asociados con las cuentas por cobrar:
- Riesgo de clientes insolventes:
Si un cliente se declara en quiebra, es probable que el negocio no reciba el pago total de las deudas pendientes.
- Riesgo de fluctuaciones en el tipo de cambio:
Si el negocio factura en una moneda diferente a la que utiliza para sus operaciones, puede sufrir pérdidas debido a fluctuaciones en el tipo de cambio.
- Riesgo de impagos:
Existe el riesgo de que los clientes no paguen sus deudas a tiempo o incluso no las paguen en absoluto. Esto puede tener un impacto significativo en la liquidez y el flujo de caja de una empresa. El negocio puede sufrir pérdidas.
- Riesgo de deterioro:
Las cuentas por cobrar pueden deteriorarse con el tiempo, ya sea debido a la mala gestión o a cambios en las condiciones económicas. Esto puede reducir el valor de las cuentas por cobrar y afectar el patrimonio de la empresa.
- Riesgo de concentración:
Si una empresa tiene una gran cantidad de cuentas por cobrar de un solo cliente o de un pequeño grupo de clientes, esto puede aumentar el riesgo de impagos y deterioro.
A pesar de estos riesgos, las cuentas por cobrar también tienen algunas ventajas.
Ventajas más importantes de las cuentas por cobrar:
- Aumento de Ventas:
Permiten a los negocios ofrecer crédito a sus clientes, lo que puede atraer a nuevos clientes y aumentar las ventas.
- Flujo de caja:
Pueden proporcionar un flujo de caja estable, ya que las empresas recibirán el dinero adeudado en un plazo corto.
- Financiamiento:
Pueden ser utilizadas como garantía para obtener financiamiento vía préstamos bancarios. Esto mejora la liquidez del negocio, ya que el dinero de las deudas pendientes puede utilizarse para financiar otras operaciones.
- Mejora de la rentabilidad:
Pueden ayudar a mejorar la rentabilidad de una empresa, ya que permiten obtener ingresos antes de que se haya realizado el pago.
Prácticas recomendadas para gestionar las cuentas por cobrar de manera efectiva:
- Establecer políticas claras de crédito y facturación
Para asegurarse de que todos los clientes comprendan las condiciones de pago antes de hacer negocios con ellos. Es importante estas sean muy claras y cumplir rigurosamente con ellas, con la finalidad de que permitan evaluar el riesgo de impagos y tomar medidas preventivas, verificando la solvencia de los clientes antes de otorgarles crédito.
- Utilizar herramientas tecnológicas
Para automatizar y mantener un registro actualizado de las facturas pendientes con idea de facilitar el seguimiento de las facturas pendientes y generar recordatorios automáticos para las facturas vencidas.
- Revisar regularmente la situación financiera de los clientes
Para evitar se incremente el riesgo de impagos. Es importante llevar un registro de las cuentas por cobrar y realizar un seguimiento metódico para detectar problemas a tiempo.
- Establecer un sistema de descuentos por pago anticipado
Para ofrecer descuentos a los clientes que pagan sus facturas antes de la fecha de vencimiento.
- Comunicarse con los clientes de manera oportuna:
Para mantener una comunicación regular con los clientes para asegurarse de que están al tanto de sus facturas pendientes y para resolver cualquier problema que puedan tener.
- Establecer un sistema de gestión de riesgos:
Para evaluar y mitigar los riesgos relacionados con los impagos mediante la utilización de herramientas tecnológicas para el seguimiento y análisis de las mismas.
- Establecer un plan de acción para casos de impagos:
Algunas acciones que se pueden incluir en el plan son:
- Establecer un sistema de seguimiento de las deudas pendientes mediante un protocolo de comunicación con los clientes y realizar llamadas o correos electrónicos para recordar a los clientes para recordarles sus obligaciones de pago y establecer un plazo renegociado para que realicen el pago.
- Establecer medidas legales para recuperar el dinero adeudado, como demandas y juicios.
- Establecer un sistema de garantías/seguros para protegerse contra impagos.